在办公室里不使用网络电话会让你损失惨重

皮尤研究中心最近的一份报告显示,四分之一的美国人使用VoIP电话系统来满足他们的通讯需求, 包括大量的企业主.

数百万人迁移到VoIP并不令人意外, 因为这项技术可以让企业主节省大量的电话费. 它又快又简单, 与IT专家,如阿肯色的网络数据服务进行无缝过渡.

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没有小公司的接待员?

随着经济放缓, 电子邮件在商业中的作用越来越大 , 还有那些经常选择通过主号码拨打手机的客户, 许多小企业不再雇用全职接待员.  事实上, 许多是高度移动的群体,在工作时间可能没有人长时间在办公室工作.  以下是一些关于如何保持专业形象,让你的客户和潜在客户尽可能接近你的想法.

你的办公室里有员工, 您需要一个自动话务员来接电话, 但如果来电者按了“0”或其他选项,你要确保这些来电被实时接听.  而不是让电话响, 考虑使用一种独特的铃声或编钟来响应这些呼叫.  这就产生了一种紧迫感,让你的员工知道这些电话很重要,需要实时接听. 这也会给来访者留下深刻的印象,当他们听到铃声响起,看到你的企业承诺接听电话和服务你的客户!

办公室里并不总是有员工, 但要尽可能有最好的机会接听关键电话.  考虑将手机集成到自动服务员选项中.  许多电话系统都提供了将进行自动话务员选择的呼叫者路由到移动电话的功能, 一组手机或台式电话和手机的组合.  Features that allow this might be; virtual extensions,  双圈, 找到我/跟我来, 或一组扩展.  托管电话系统可能最适合提供这种类型的集成.

考虑在家里使用办公室网络电话.  小型商业IP电话系统或托管IP电话系统的使用可以使IP电话部署在工作人员的家里,甚至是在家的兼职接待员.  这些电话的功能和你办公室里的电话一样.  当你拨总机号码时,它们会响, DSS按钮可以显示系统上的其他手机正在使用, 呼叫可以转移到系统内的其他电话或语音信箱.

在规划解决方案时, keep in mind; telephone system, 电话线的类型和数量, 手机的计划, 甚至你的网络连接都是可能的因素.  我建议与专业人士合作,他们要了解哪些是可用的,并对电话公司的捆绑产品要小心.  被困在错误的计划中会限制你的选择.  大多数小企业都很有活力, 当您的需求发生变化时,您的通信解决方案需要灵活地随您而变化.